Let’s TALK...

Schappenplannenonderhouden? Zo doe je dat!

Schappenplan onderhouden: 5 regels
Om ervoor te zorgen dat het onderhouden van je schappenplannen zo goed mogelijk verloopt, gelden er vijf belangrijke regels/ uitgangspunten.

#1 Bepaal aan welke voorwaarden het onderhoud van een schappenplan moet voldoen
Retailers hanteren meestal twee onderhoudsmomenten: klein onderhoud (5-6 weken) en groot onderhoud (13-15 weken). Soms is er een derde moment voor tussentijdse artikelmutaties, zoals wijziging van bestelnummer of EAN-code. Maak duidelijke afspraken over de voorwaarden voor klein en groot onderhoud, zoals het maximale aantal mutaties, het wijzigen of verplaatsen van segmenten, en het vervangen of toevoegen van hardware (zoals planken en manden). Nieuwe schappenplannen naar aanleiding van een categorieverbeterplan vallen buiten de reguliere onderhoudsmomenten. Dit wordt projectmatig aangepakt, omdat het ontwikkelen en uitrollen van deze nieuwe schappenplannen vaak een regulier groot onderhoud overstijgen.

#2 Leg het proces vast
Beschrijf alle stappen die doorlopen moeten worden bij het onderhoud van een schappenplan, wie hiervoor verantwoordelijk is en koppel hier ook deadlines aan. Leg bijvoorbeeld bij een groot onderhoud alle belangrijke stappen vanaf de ‘kick-off’ (zie punt 4) in week X tot aan het moment van uitvoering in de winkel in week Y. Doel is dat de category manager en de space manager optimaal samenwerken en op een efficiënte wijze schappenplannen maken en onderhouden.

#3 Gebruik een onderhoudskalender
In de onderhoudskalender legt de afdeling space management per categorie het aantal en de verschillende type onderhoudsmomenten voor minimaal een jaar vast. Zij doet dit in overleg met de afdeling category management. De bedoeling is dat je hier zoveel mogelijk rekening houdt met seizoenen, feestdagen, introductiemomenten en met de ‘workload’ van zowel de category manager en de space manager als van de collega’s in de winkels. Voor leveranciers is het ook goed om te weten welke onderhoudsmomenten er zijn voor hun categorie, zodat zij mutatiemomenten en introducties op het juiste moment kunnen voorleggen aan de category manager en deze op tijd op het schap komen te staan.

#4 Start elk onderhoud met een ‘kick-off’ Een ‘kick-off’ is een multidisciplinair overleg, waarbij in ieder geval de category manager en space manager aanwezig zijn. Bij een klein onderhoud kan dit een korte bespreking zijn, maar bij een groot onderhoud is dit een uitgebreid overleg. Tijdens de kick-off voor een groot onderhoud presenteert de category manager onder andere de:
• ontwikkelingen van de categorie in de markt en bij de formule,
• aanbevelingen met betrekking tot het schappenplan (‘key metrage’) vanuit leverancier(s),
• gewenste opnames met bijbehorende business case,
• gewenste sanering met opruimplan (zie punt 5),
• gewenste aanpassingen in het schap op basis van de ‘consumer decision tree’ (consumentenbeslisboom, red.) en ‘shopper decision tree’ (shopperbeslisboom). Adviezen voor schappenplannen die leveranciers doen, moeten gebaseerd zijn op de formule-uitgangspunten van de betreffende formule en gericht zijn op de shoppers van die formule.

 

De space manager presenteert met name analyses van het (key) schappenplan en geeft op basis hiervan aanbevelingen voor optimalisaties. Denk hierbij aan de volgende analyses:
• Lineaire analyse
• Quadrant-analyse
• Opbrengst per meter
• ‘Top to bottom’-analyse.
In de meeste space management-softwarepakketten zit wel een ‘analyse (highlight) tool’ waarmee je de bovengenoemde analyses kan maken op basis van diverse kpi’s, zoals omzet, afzet, marge en collonormen. Dit kan op artikelniveau, per segment, subsegment, merk, specifieke productkenmerken etc. Ter afsluiting van de kick-off wordt afgesproken welke wijzigingen er in grote lijnen doorgevoerd gaan worden in het nieuwe plan, ook wordt er nog een keer aandacht gevraagd voor de belangrijkste deadlines in het komende onderhoudsproces.

#5 Maak een opruimplan
Het schap is niet van elastiek, voor elk nieuw artikel moet ruimte gemaakt worden. In de meeste gevallen geldt: ‘één erin, één eruit’. Dat betekent dat de category manager naast het bepalen van de nieuw op te nemen artikelen (het ‘listen’) ook moet bepalen welke artikelen gesaneerd gaan worden (‘delisten’). De voorraad van deze te saneren artikelen moet bij uitvoering van het nieuwe schappenplan zoveel mogelijk uitverkocht zijn. Dit kan nog wel eens een uitdaging zijn, omdat het bij saneringen vaak om ‘slow movers’ gaat. Dat kan een snelle opname van een nieuw artikel in de weg staan. Maak daarom een opruimplan, al dan niet in samenwerking met de afdeling supply chain en de leverancier, zodat voorraden snel afgebouwd worden. Onderdelen hiervan zijn onder andere het bepalen van de voorraden en het verwachte aantal ‘uitverkoopweken’ (waarbij ook gekeken wordt naar voorraden op winkelniveau), artikelen op tijd een uit-assortiment-datum geven en – indien nodig – op tijd afprijzen.